As viagens corporativas e a crise – Parte 2

Se tivéssemos que definir política de viagens, diria que é um documento formalizado pela empresa com as regras e orientações para o colaborador que faz uso dos serviços de viagens na execução de suas tarefas / atribuições

Postado dia 31/05/2016 às 08:30 por Glauco Rocha

viagens

Foto: Reprodução/Internet

Olá,

Em meu último artigo, fizemos uma breve introdução em um assunto ainda pouco notado por muitas empresas: a gestão das viagens corporativas. Falamos do cenário econômico que requer atenção com despesas, sobre os investimentos em viagens, das agências de viagens especializadas (TMC) e sobre a figura do gestor de viagem.

Pois bem, neste segundo momento, vamos falar de algo de suma importância, para não dizer que é o principal e decisivo fator para gerar uma redução de custo em viagens na sua empresa: a política de viagens.

Se tivéssemos que definir política de viagens, diria que é um documento formalizado pela empresa com as regras e orientações para o colaborador que faz uso dos serviços de viagens na execução de suas tarefas / atribuições. Neste documento estão todos (ou devem estar) os pontos que poderão guiar o mesmo a buscar as melhores oportunidades, considerando sempre a relação custo x benefício.

Para que uma política de viagens seja efetiva, é fundamental que ela retrate a realidade da empresa e considere as particularidades do negócio, pois algumas regras podem conflitar com a necessidade dos colaboradores que, por sua vez, deixam de cumprir as orientações por força do negócio. Adiante falarmos de alguns exemplos.

Alguns pontos (ou regras, como preferir) são essenciais em uma política de viagens. Abaixo, cito algumas que merecem destaques:

  • Menor tarifa obrigatória (principalmente nas passagens aéreas);
  • Situações elegíveis para viagens em primeira classe / classe executiva;
  • Antecedência mínima para compra dos serviços;
  • Categoria de hotéis e veículos;
  • Despesas extras autorizadas em hotéis;
  • Valores de reembolso (refeições, quilometro rodado com carro próprio, ações comerciais com clientes entre outros).

Essa lista de itens a serem abordados vai muito além disso (caso tenham interesse em maiores informações, posso compartilhar alguns modelos, basta solicitar nos comentários), mas para iniciarmos um trabalho de gestão de viagens, já é um ótimo começo. Brevemente vamos abordar cada um dos pontos acima.

Quando falamos na obrigatoriedade da menor tarifa é claro que devemos considerar sempre o objetivo principal da viagem, que é atender um cliente, realizar uma manutenção, uma reunião para fechamento de contrato, enfim. Com a tecnologia disponível atualmente, é possível buscar de forma online e comparar todas as companhias aéreas, por horário, valor, escalas e/ou conexões. Sendo assim, dentro do período necessário para deslocamento até o aeroporto, embarque e chegada, o colaborador deve optar pela menor tarifa disponível, sem fazer escolhas por companhias aéreas (onde as milhas acumuladas podem ser grandes vilãs, levando às escolhas direcionadas). É importante considerar possíveis voos diretos para curtas distâncias, evitando assim o custo deste profissional parado em um aeroporto por algumas horas. Seja analítico na aprovação e procure entender a situação.

Para as viagens internacionais sempre vem à tona a dúvida sobre as viagens em classe executiva. São dois os fatores mais comuns analisados nas empresas: o tempo de viagem e a hierarquia. Em sua maioria, as viagens acima de 8 / 10 horas já são elegíveis para classe executiva. O compromisso e o horário de chegada ao destino final também influenciam na liberação. Por exemplo, um executivo viaja 8 horas, chega ao destino e logo em seguida participará de uma reunião importante, como um fechamento de um contrato. Certamente o esgotamento físico impactará no resultado do negócio. Agora esse mesmo executivo chega um dia antes, pode descansar no hotel e somente no dia seguinte dará início às suas atividades, não há necessidade de voar em classe executiva. Outro ponto comum é quanto a hierarquia, onde os cargos oferecem como benefício as viagens em classe executiva, independentemente do tempo de voo.

Definir o padrão dos hotéis que serão utilizados e a categoria dos veículos que poderão ser alugados, ajudam a conduzir uma economia considerável. Para os hotéis, devem ser considerados, além da qualidade, a distância até o compromisso e principalmente a segurança da região. Uma boa opção são os hotéis que oferecem serviço de restaurante à noite, garantindo mais conforto ao colaborador que não precisa se deslocar para jantar, por exemplo. No Brasil, principalmente nas capitais, preço muito baixo e qualidade não andam juntos, por isso, vale ouvir seus colaboradores e suas considerações quanto aos serviços.

Já em relação à locação de veículos, alguns fatores podem orientar a sua empresa a definir o padrão. Se os colaboradores pegam estrada ou percorrem grandes distâncias, veículos com motorização 1.6 oferecem maior segurança. Para pequenas distâncias ou deslocamento dentro da cidade, veículos com motor 1.0 atendem de maneira satisfatória, sem contar com a economia de combustível. Falando nisso, você sabia que 1 litro de combustível nas locadoras de veículos podem chegar a custar até R$ 7,00? Por isso, nunca devolva o carro com tanque vazio ou a completar. Considere também a capilaridade da locadora, a fim de oferecer reposição rápida do veículo em caso de sinistro ou possível falha mecânica. A segurança do colaborador deve estar em primeiro lugar, sempre.

As despesas extras podem ter grande influência negativa no custo de uma viagem. Deixe claro o que pode ser consumido e se pode ser consumido no hotel, seja no restaurante ou frigobar. Normalmente, apenas água (com quantidade definida por dia) e lavanderia (após um determinado período hospedado) são liberadas como extras. Se for opção da empresa liberar refeições, por exemplo, estipule o valor máximo por dia.

Aproveitando o assunto refeição, defina quais serão os valores a serem reembolsados com despesas desse tipo, seja um almoço, jantar ou uma ação de relacionamento com um cliente. Ainda em reembolso, devem ser consideradas despesas como estacionamento, pedágios e um outro vilão que merece atenção, táxis. Para evitar possíveis fraudes nos recibos de táxis, algumas empresas oferecem faturamento direto para a empresa, além de meios de pagamento seguros, sem recibos conforme solicitação do colaborador.

Agora, depois de entendermos um pouco mais a necessidade de uma política de viagens e os pontos que ela deve orientar, já podemos começar a fazer a lição de casa, verificando onde e o que podemos implementar em nossas empresas. Boa sorte e até o próximo artigo.

Compartilhar:

Sobre o Autor

avatar

Glauco Rocha

Glauco Rocha é formado em Turismo e pós graduado no curso de MBA em Marketing e Vendas pela Anhembi Morumbi

Obs: As postagens do autor são de plena responsabilidade do mesmo, o portal se isenta de qualquer conteúdo que possa ser ofensivo.

Veja mais posts deste autor

Leia também

Assine a nossa newsletter